Cuando se trata de comenzar un negocio, y en particular una startup, la contabilidad juega un rol importante en el éxito. El seguimiento de los ingresos y los gastos, la gestión de las cuentas por pagar y por cobrar, así como otros procesos financieros, dependen siempre del software adecuado.
Para las startups es siempre esencial encontrar el mejor software de contabilidad. Así que, en este artículo, te contaremos ocho consideraciones clave que deberás evaluar a la hora de adquirir un software de contabilidad para tu nueva startup.
¿Qué es un software de contabilidad?
Fuente: Mikhail Nilov
Los software de contabilidad están diseñados para ayudar a las empresas a gestionar mejor sus finanzas. Cualquier empresa independiente, y de cualquier tamaño, podría beneficiarse de este tipo de tecnología, agilizando la facturación y el registro de transacciones financieras.
Además, al usar este tipo de software las startups pueden automatizar tareas técnicas de contabilidad que se pueden gestionar correctamente, y a tiempo, dados los ajustados plazos que se manejan hoy en día y en todos los mercados.
No utilizar un programa de contabilidad podría provocar:
- Graves problemas de gestión de flujo de caja
- Desajustes en los informes financieros
- Equivocaciones potencialmente costosas en las declaraciones de impuestos.
Por tal motivo, debes usar el mejor software de contabilidad posible. Si requieres un software de contabilidad que te permita facturar en tiempo real, puedes intentar con Holded. Con este software, podrás registrar toda tu información contable en un mismo lugar y consultarla en el momento que desees.
8 fundamentos esenciales de todo software de contabilidad para startups
Fuente: Leeloo Thefirst
A continuación te presentamos los ocho pilares fundamentales de todo programa contable para startups.
1. Debe ser multiempresa
Los software de contabilidad para startups deben ser multiempresa para permitir que estas crezcan y se expandan. Esto significa que los usuarios pueden administrar varias empresas desde una sola plataforma, lo que les permite ahorrar tiempo y esfuerzo al no tener que iniciar sesión en múltiples cuentas.
Además, los software multiempresa permiten a los usuarios compartir información entre diferentes empresas, lo que facilita la toma de decisiones informadas. Estas soluciones tecnológicas también ofrecen una variedad de herramientas útiles para ayudarte a administrar tus finanzas y cumplir con requisitos regulatorios.
2. El soporte técnico es clave
Los programas de contabilidad para startups deben tener un excelente soporte técnico para resolver tus problemas y darte respuestas de forma rápida y eficiente.
El equipo de servicio al cliente cumplirá un rol importantísimo, brindándote asistencia si necesitas ayuda con temas específicos como, por ejemplo:
- La instalación
- Los inconvenientes informáticos
- La configuración
- El mantenimiento del software.
Si bien algunos proveedores ofrecen soporte gratuito, algunos servicios de ayuda avanzada no están disponibles para todos los usuarios si no pagas ciertos planes o funciones adicionales. De ahí que sea importante que elijas un proveedor que ofrezca un soporte técnico superior para garantizarte ayuda en el momento oportuno.
3. Funcionalidades de contabilidad básica y avanzada
Los software de contabilidad deben tener funcionalidades para permitir la funcionalidad básica y avanzada. La funcionalidad básica incluye herramientas para crear, editar y analizar informes financieros, lo que te permitirá tomar decisiones basadas en datos.
Por otra parte, si te consideras un usuario avanzado dentro de tu startup, podrás beneficiarte de una variedad de características avanzadas en los software de contabilidad, como:
- La integración con sistemas externos
- El análisis de datos en profundidad
- Las herramientas específicas por industrias
Estas características te permitirán personalizar tu experiencia en función de tus necesidades específicas, lo que te facilitará un mejor manejo de tus finanzas.
4. Debe contar con funciones de seguimiento
Como te hemos explicado ya, los software de contabilidad para startups son una herramienta esencial para el éxito financiero a largo plazo, puesto que te permiten tener un registro detallado de tus gastos, ingresos y otras transacciones financieras.
Esta información es crucial para hacer pronósticos precisos sobre el crecimiento futuro de la startup. Y para obtener esta información, necesitas tener un software de contabilidad con funcionalidades que te lleven a monitorear efectivamente tus finanzas en tiempo real, así como proporcionar datos precisos.
Las funciones de seguimiento de los software de contabilidad te brindarán ese nivel de detalle en la información que tu startup necesita. Y esto te beneficiará en la medida en que obtendrás mejores resultados financieros. Te mantendrás al día con las regulaciones y los cambios en las leyes fiscales.
Si tu sistema de contabilidad cuenta con un seguimiento proactivo, estarás siempre enterado sobre cualquier cambio en la normatividad reciente y en los estándares de tu industria. Aumentarás el rendimiento fiscal, podrás hacer mejor tu planificación financiera y aumentarás tu productividad y rentabilidad. Las ventajas son muchas, y por eso el seguimiento es clave.
5. Intuitivo y fácil de usar
Uno de los imperativos de cualquier software es que no requiera conocimiento técnico adicional para ser utilizado, y eso aplica para cualquier programa de contabilidad que vaya a ser usado en una startup. Los programas de contabilidad deben ser fáciles de usar para que los colaboradores de las startups puedan hacer sus tareas con rapidez y eficiencia.
Esta funcionalidad es particularmente importante cuando se trata de startup pequeñas, donde los recursos financieros pueden llegar a ser limitados y pueden hacer una gran diferencia en el desempeño fiscal.
Al tener un software de contabilidad que sea fácil de usar, los dueños de las startups no necesitan asociarse con profesionales externos para administrar sus finanzas, lo que también les dejará ahorrar tiempo y dinero.
Además, un sistema intuitivo mejora significativamente la satisfacción del cliente, debido a que se disminuye el tiempo necesario para completar cualquier tarea relacionada con el servicio, como la resolución de trámites, inquietudes y respuestas.
6. Las integraciones son clave para el ahorro y la escalabilidad
Si estás considerando un software de contabilidad para tu empresa, las integraciones son un pilar esencial. Un programa de contabilidad con múltiples integraciones te dejará conectar todas tus aplicaciones y dispositivos para aprovechar al máximo la información.
Las integraciones son claves para aprovechar las últimas herramientas y tecnologías, puesto que tus colaboradores podrán elegir la solución ideal para sus necesidades actuales sin comprometer la compatibilidad de estas con el software de contabilidad existente.
Otra ventaja esencial de las integraciones es la escalabilidad y la reducción de costos.
Cuando un software de contabilidad cuenta con varias integraciones flexibles, permite al usuario expandir su startup sin tener que cambiar el sistema existente. Si, por ejemplo, deseas tener una integración de Microsoft Dynamics con tu eCommerce, podrás tener soluciones que funcionan en tiempo real y que son seguras, como Sana.
Aparte, podrás mejorar el rendimiento de tu equipo e intercambiar datos entre integraciones sin asumir costos por traslados o cambios de hardware.
7. Considera la seguridad y la protección de datos
El software de contabilidad debe tener en cuenta la seguridad y la protección de los datos para evitar el uso indebido o inadecuado de información confidencial. Esto es aún más importante para las startups debido al alto volumen de información sensible que no solo involucra a los clientes, sino también a la propia empresa y sus operaciones.
Para garantizar un nivel adecuado de seguridad y protección, el software de contabilidad necesita implementar características robustas para evitar el acceso no autorizado. Los mejores features para garantizar la seguridad y protección de los datos son la autenticación multi-factor, cifrado avanzado y herramientas anti-phishing.
- La autenticación multifactor requiere que los usuarios proporcionen varias pruebas distintas antes de poder obtener acceso a sus cuentas, lo que significa que solo aquellos con conocimientos previos sobre el sistema podrán entrar.
- El cifrado avanzado encripta la información en tránsito para mantenerla segura durante el procesamiento.
- Las herramientas anti-phishing garantizan que los usuarios no caigan víctimas del phishing ni transfieran datos personales a través de canales inseguros.
8. Considera la compatibilidad entre tu software y tu móvil
La compatibilidad entre tu software de compatibilidad y tu dispositivo móvil, sea tablet o celular, es importante para garantizar que puedas acceder y administrar tus cuentas donde y cuando lo necesites. Esto también será igualmente útil para tus empleados.
Actividades como registrar los gastos en tiempo real, así como gestionar las finanzas desde cualquier parte es algo que podrás hacer eventualmente desde el celular.
De modo que, la compatibilidad entre tu software de contabilidad y tu dispositivo móvil también te proporcionará la libertad de mantenerte al día con tu información financiera sin estar atado a un lugar físico. Esta solución sin duda es ideal para entornos de trabajo híbrido o remoto.
Adquiere el software de contabilidad perfecto para tu startup con nuestras consideraciones
El proceso de adquirir una solución tecnológica para una startup debe partir de un proceso de toma de decisiones informada. De ahí que sea necesario considerar estos ocho pilares fundamentales.
Sin embargo, no todos los softwares son iguales y tampoco lo son las startups. Todos tienen alcances y obedecen a realidades específicas. De ahí que debas elegir con criterio.
¿Qué pilares considerarías para elegir el software de contabilidad ideal para tu startup?
Metadescripción
Elegir el software de contabilidad adecuado para una startup tiene muchas ventajas. Por eso, te recomendamos estos ocho pilares fundamentales para tomar la mejor decisión.
Autora
Vivian A. Martinez Diaz
Antropóloga, periodista y content specialist para marketing B2B
Experto en SEO/SEM y comunicación en redes sociales.
CEO en tecnologia.net y un apasionado de todo lo relacionado con el progreso tecnológico
