Una de las experiencias renovadoras que dejó el año 2020 fue la adaptación de muchos entornos (educativos, empresariales o negocios), hacia el mundo digital debido a la pandemia de Covid-19, desde entonces los servicios de videollamadas y videoconferencias aumentaron progresivamente. Las empresas adaptaron sus entornos de trabajo de una oficina a puertas cerradas hacia la comodidad del hogar; sin embargo no todos los software de videoconferencia son iguales. ¿Qué nos ofrecen los programas más utilizados sobre otros? ¿Cuál escoger de todos ellos? En este artículo daremos respuesta a tus interrogantes.
¿Cómo realizar una videoconferencia?
Elegir el mejor software de videoconferencia es la parte más importante y fundamental de nuestro trabajo, si fallamos en nuestro intento podemos descargar un programa que interrumpa nuestra reunión debido a mala calidad de imagen o problemas de conexión. Antes de instalar un software de videoconferencia necesitamos tener respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuándo se hará cada videoconferencia?
- ¿Cuántos participantes tendrá?
- ¿Cuál es el período de duración de cada sesión?
- ¿Los participantes se conectarán desde computadoras, celulares o tabletas?
Cuando tengamos las respuestas debemos proceder a comparar cada uno de los servicios y encontrar el que cumpla con nuestros requisitos. El servicio a escoger depende de las necesidades a cubrir: videoconferencias, webinars o charla con nuestros amigos.
Microsoft Teams
Es uno de las plataformas más populares, anteriormente era conocida como Skype empresarial. El producto de Microsoft se enfoca a clientes empresariales. El programa se incluye en la suite Office 365, dentro de ellas se pueden hacer videoconferencias extensas y utilizar una pizarra virtual interactiva, a su vez se descarga e instala sin necesidad de adquirir todo el paquete de Office, también se puede utilizar en un período de prueba por un tiempo de 6 meses. El acceso a las videoconferencias es de manera gratuita; es una de las plataformas de videoconferencia basadas en la nube más populares. Las videoconferencias de Microsoft se integran de manera nativa con la cámara, micrófonos y sistema de sonido.
Zoom
Es reconocida mundialmente como la aplicación de videoconferencias más utilizada en 2020. Está basada en la nube y se puede usar en computadoras y dispositivos móviles. Su versión gratuita, permite que 100 personas se conecten simultáneamente por 40 minutos a una reunión; mientras que la versión de pago, admite la participación de 1000 personas. Zoom tiene espacio para chat de texto, funciones de compartir, grabar o notificar nuestra intervención en la reunión activando la notificación de levantar la mano. Zoom es un programa muy fácil de usar.
Skype
Skype está en la palestra desde hace varios años y es un software con el que podemos realizar llamadas online. Lo podemos utilizar en varios sistemas operativos: Linux, Mac OS, Windows, Android e iOS. Tiene función de chat con mensajes de texto, llamadas de voz y videollamadas de forma gratuita. La versión gratuita, permite establecer reunión de hasta 50 personas.
Hangouts de Google
En Hangouts hasta 10 personas pueden interactuar en una videoconferencia al mismo tiempo. Si necesitas realizar una reunión con más participantes debes instalar Google Hangouts Meet que tiene capacidad hasta 250 personas, es una aplicación de pago. Hangouts ha sido utilizado por escuelas y empresas por su beneficiosa compatibilidad con servicios de Google, como lo son Calendar y Drive donde se pueden subir nuestros documentos en la reunión grupal.
Facebook Messenger
Cuando las aplicaciones de videoconferencias tomaron vuelo, Facebook no se quedó atrás y puso a disposición del mundo el servicio Messenger Rooms. Es similar a Skype, pues solo permite reuniones grupales con 50 participantes. En Messenger Rooms podemos crear una sala donde invitaremos a varios participantes en nuestra conversación. El punto a su favor es que los miembros del grupo no estrictamente deben ser usuarios registrados en Facebook, pues solo debemos invitarlos a ingresar al enlace generado y automáticamente podrán unirse a la sala desde su navegador. Cuando eres el administrador de la sala puedes establecer quién puede unirse, si será visible para tus amigos, tienes la opción de eliminar personas de la conversación o cerrar la sala.
Cisco WebEx
WebEx es un programa confiable para programar reuniones de videoconferencias. Es muy utilizada por las grandes corporaciones, pero a raíz del Coronavirus y el uso de las videoreuniones cobró popularidad entre las pequeñas empresas. WebEx fue fundada en el año 1995; por la gran Cisco, su versión gratuita permite la participación simultánea de 100 personas durante 50 minutos. La opción premium tiene diversas características adicionales y aumenta el número de participantes a 200.
En la versión de pago tenemos acceso a muy buenas funciones como compartir nuestro escritorio, crear notas, grabar reuniones, conectarnos a llamadas telefónicas, compartir la conferencia con otras personas a través de un enlace sin tener que instalar el software en la computadora.
Join.me
Join.me es un programa de videoconferencias en inglés con un período de prueba gratis, posteriormente para seguir utilizando debemos suscribirnos a una mensualidad. El plan más barato admite que cinco personas se conecten simultáneamente a tu reunión, el plan más costoso, ofrece una reunión de hasta 250 usuarios, su gran ventaja es que la conferencia en todos sus planes no tendrá límite de tiempo.
Para participar en una videollamada los invitados necesitan instalar en su dispositivo el programa de Join.me; está disponible para computadoras de escritorio y dispositivos móviles. Ofrece reuniones con alta calidad de imagen y sonido, gestionar notas y grabar una reunión.
AnyMeeting
AnyMeeting tiene ciertas similitudes con WebEx, ya que permite disfrutar de las videoconferencias sin necesidad de instalar el programa; por lo que solo requerimos buena conexión a Internet y un navegador web actualizado. Dentro de nuestras reuniones podemos compartir presentaciones, mensajes de texto, anotaciones y grabar la reunión. AnyMeeting se puede integrar con G-Suite, Outlook, Slack y MS Teams.
Al utilizar por primera vez podemos usar su versión de prueba por 14 días, posteriormente debemos suscribirnos a un tipo de plan cada uno con reuniones de tiempo ilimitados pero con capacidad de participantes entre 4 a 30.
GoToMeeting
Publicado en 2004, es un programa que permite realizar conferencias grupales de audio y video en vivo o grabadas sin límite de tiempo. El programa permite compartir archivos con otros participantes.
GoToMeeting ofrece período de prueba por 14 días antes de suscribirnos a un plan de pago que ofrece variadas funciones, como toma de notas, herramientas de dibujo, complementos de Office 365, Google Calendar, acceso remoto al organizador de escritorio, teclado y mouse. El límite de personas por cada plan varía de 150 a 250 invitados, de igual manera su sistema de seguridad es avanzado basado en la Codificación AES-256.
Para concluir
Existen muchos software de videoconferencia con características diferentes entre sí; unos establecen la transmisión de video para solo cuatro personas; otras tienen versión de prueba gratuita comparado con los que tienen planes de tarifas bajas. Sin embargo, el punto que marca la comparación entre todos los programas de teletrabajo son los límites de tiempo para la reunión y el número de participantes.
Hay programas creados para grandes corporaciones y con funciones muy intuitivas, ideales para presentar webinars, largas videoconferencias, compartir cualquier documento, presentaciones con diapositivas, archivo de audio o video, sistema de seguridad, fácil manejo y alta calidad de transmisión.
Antes de elegir cualquier software de videoconferencia debemos saber el tipo de frecuencia con que se efectuarán las reuniones, su tiempo de duración y cantidad de participantes. Si nuestro propósito es realizar una reunión única con muchos participantes podemos instalar los programas gratuitos. Por el contrario, si tus reuniones serán para gestiones diarias o semanales; requerirás un software de pago.