هناك أنواع مختلفة من الرسائل الرسمية، والتي تهدف إلى تقديم كتابات تتكيف مع أي مجال مهني وقانوني، لذلك يجب أن نبدأ بالتعلم ما هي الرسائل الرسميةوما فائدتها وبالطبع سنكتشف بعض الأنواع الرئيسية للبطاقات التي يجب أن نعرفها.
ما هي الرسائل الرسمية وما الغرض منها؟
يمكن أن تغطي الرسائل الرسمية مجالًا واسعًا جدًا يتراوح من رسائل الرأي إلى خطابات القبول وخطابات النوايا والأنواع الرئيسية الأخرى التي سنتعرف عليها بعد قليل.
من منظور عام، الرسائل الرسمية هي نوع من الرسائل التي تهدف إلى إرسال نص أو مستند سيكون مرتبطًا بشكل أساسي بالمجال التجاري أو السياسي أو المؤسسي أو العمالي أو الأكاديمي أو المالي.
من خلال هذا النوع من النصوص يتم تقديم طلب أو مطالبة أو توصية أو شكر أو استقالة أو حتى معلومات تعتبر ذات صلة بمصلحة معينة ضمن المجالات المذكورة أعلاه.
يجب أن نضع في اعتبارنا أنه لكي يكون ذا صلة، من المهم جدًا أن نعتني بالنص، ونقدم بنية جيدة وكتابة مفهومة ومخططة جيدًا، مما يساعد المتلقي على فهم كل ما نحاوله بكفاءة لينقل من خلالها.
من المهم جدًا هنا إجراء مراجعة كاملة للمساعدة في تصحيح الأخطاء الإملائية وتجنب تكرار الأفكار وتقديم نص واضح وسهل الفهم بشكل عام.
الأنواع الرئيسية للرسائل الرسمية
نطاق الرسائل الرسمية واسع للغاية، وإن كان من منظور عام يمكننا فهم 11 نوعًا رئيسيًا، وهي:
- خطابات التواصل الرسمية: هي الرسائل التي تهدف إلى إيصال مفهوم معين، سواء كانت فكرة، أو شكر، أو إرسال مكالمة، أو نشر مفاهيم، أو رسالة إشعار، أو أي شيء آخر يسعى إلى إجراء اتصال مهم.
- خطابات القبول الرسمية: هذا نوع من الرسائل التي تشير إلى قبول جانب معين مثل عقد أو منصب أو مشروع أو منحة دراسية أو ما إلى ذلك.
- خطابات التفويض الرسمية: يتم استخدامه لتوصيل تفويض محدد، على سبيل المثال للحصول على لقاح، والإجراءات المصرفية، والتفويض في البحث، واستخدام الصور والنصوص، وتوقيع المستندات وغيرها من الأمور ذات الصلة.
- خطابات التأكيد الرسمية: تم تصميمها لتقديم تأكيد محدد، على سبيل المثال لشيء تلقيناه، أو حجز في مطعم أو فندق، أو وظيفة، أو اقتراح، وما إلى ذلك.
- خطابات الفصل الرسمية: تم تصميم هذا النوع من الرسائل لتوصيل الفصل داخل مكان العمل لأسباب مختلفة تتراوح بين عدم اجتياز فترة التجربة والفصل المبرر أو غير المبرر وحتى الفصل بسبب تخفيض عدد الموظفين.
- خطابات العمل الرسمية: هذا المجال واسع حقًا، حيث إنها رسائل تسمح بكل شيء بدءًا من رفض العرض التجاري وحتى الاعتذار للعميل وتقديم الضمانات وطلب الكتالوجات وبشكل عام أي نوع من الرسائل المتعلقة بالشركة.
- خطابات الاستلام الرسمية: تأكيد استلام الأصل الذي سيكون بشكل عام مالًا، سواء كان راتبًا أو تسوية أو بضاعة معينة أو شيكًا أو أي عنصر آخر ذي صلة.
- رسائل شكوى رسمية: مخصص لتقديم مطالبة أو شكوى لأي سبب وفي أي مجال سواء كان شخصيًا أو متعلقًا بالعمل.
- خطابات توصية رسمية: الرسالة التي يتم من خلالها التوصية سواء لشخص أو شركة أو منتج أو أي شيء آخر.
- خطابات الاستقالة الرسمية: من خلاله تظهر الاستقالة، والتي يمكن أن تكون على سبيل المثال لوظيفة أو اقتراح أو أي اقتراح لا يمكن قبوله ويجب أن تكون هناك استقالة صريحة.
- خطابات المبيعات الرسمية: هذا النوع من الرسائل موجه إلى نطاق البيع، بما في ذلك كل شيء من الأسهم إلى المركبات والمنازل والمنتجات والعناصر والخدمات وأي شيء آخر.
اعتمادًا على نوع الرسالة الرسمية التي نرغب في كتابتها، يجب علينا دراسة هيكلها وخصائصها جيدًا، وبالتالي نتمكن من نقل الفكرة بكفاءة وتحقيق اهتمام أكبر من جانب المتلقي.
خبير في SEO/SEM والتواصل على شبكات التواصل الاجتماعي.
الرئيس التنفيذي لشركة tecnologia.net ومتحمس لكل ما يتعلق بالتقدم التكنولوجي
