Todo empleado tiene derecho a su tiempo de desconexión y descanso del trabajo. Sin embargo, organizar las vacaciones a veces representa un desafío para los departamentos de recursos humanos de pequeñas, medianas y grandes empresas.
Sobre todo cuando no cuentan con un gestor de vacaciones automatizado que les facilite esta tarea.
Y es que hacerlo de la forma correcta requiere tomar en cuenta varios aspectos. Es por ello que hablaremos de cómo hacer una planificación oportuna de vacaciones en una empresa. Siendo vital, contar con una herramienta, más aún cuando en la empresa hay un gran número de trabajadores.
Veamos cómo hacerlo.
¿Cómo hacer una buena planificación del personal de una empresa?
En primer lugar, es preciso formular un plan con bastante tiempo de antelación.
De esta manera, se pueden cubrir todas las necesidades de los empleados sin que la empresa se vea afectada.
Ahora bien, para una correcta planificación, ten en cuenta lo siguiente:
Qué establece el contrato
El convenio al que la empresa llegó con el empleado queda especificado en el contrato de trabajo.
En él se puede evidenciar aspectos vitales con respecto a las vacaciones. Por ejemplo, el tiempo de duración que le corresponde hasta fechas en las cuales no puede pedir días de descanso.
Por lo que es importante revisar este contrato a la hora hacer la programación de vacaciones. Ya que, tanto la empresa como el empleado deben respetar lo pactado para evitar inconvenientes a futuro.
Las prioridades de acuerdo a las circunstancias
La empresa puede organizar los descansos, centrándose en ciertas condiciones. Por ejemplo:
- Trabajadores con hijos. La intención es que las vacaciones coincidan con los descansos escolares para que compartan con sus hijos. Esto favorece la conciliación familiar del empleado.
- Antigüedad. Otra forma de priorizar las vacaciones, muy común, es concederla al personal que lleve mayor tiempo en la compañía.
- Rotativo. Este enfoque puede que sea el más justo. Dado que los trabajadores tendrían la posibilidad de ser los primeros en escoger.
Según la perspectiva de la empresa, los empleados han de conocer este sistema a fin de evitar malos entendidos.
Aparte de que es necesario para que puedan ajustarse a dicho plan y organizar sus actividades.
Usar una herramienta para el calendario de vacaciones
A la hora de organizar los días de descanso de los trabajadores, lo mejor es optar por un software gestor de vacaciones.
Primero, porque es una plataforma intuitiva. Segundo, te permite simplificar el trabajo y tercero, es la forma más eficiente y segura.
En este sentido, deberás considerar lo siguiente:
- La fecha de inicio de vacaciones: no han de ser días no laborables ni días no hábiles.
- Las políticas de la empresa: hay que revisar si tiene limitaciones al momento de otorgar una cierta cantidad de días de vacaciones. Como días específicos donde no puede faltar el empleado, por ejemplo.
- Analizar la carga de trabajo: es conveniente repartir las tareas de un modo equitativo para evitar la sobrecarga.
Este es otro aspecto a considerar muy significativo.
Pues el calendario ha de estar siempre con un personal de trabajo suficiente para que la empresa siga su curso normal. Es decir, se debe asegurar de que el flujo de trabajo siga estable.
Esto es algo que se puede visualizar con un gestor automatizado. Además, permite que el resto de los empleados sepan cuando pueden o no contar con ellos en el equipo.
Por último, la compañía puede fijar las condiciones para solicitar las vacaciones.
Como, por ejemplo, el tiempo de anticipación para pedir las vacaciones o cuántos días seguidos se pueden tomar.