عندما يتعلق الأمر ببدء مشروع تجاري، وخاصةً شركة ناشئة، تلعب المحاسبة دورًا مهمًا في النجاح. يعتمد تتبع الإيرادات والمصروفات وإدارة الحسابات الدائنة والمدينة والعمليات المالية الأخرى دائمًا على البرنامج المناسب.
بالنسبة للشركات الناشئة، من الضروري دائمًا العثور على أفضل برامج المحاسبة. لذا، سنخبرك في هذه المقالة بثمانية اعتبارات رئيسية يجب عليك تقييمها عند شراء برنامج محاسبة لشركتك الناشئة الجديدة.
محتوى المادة
ما هو برنامج المحاسبة؟
مصدر: ميخائيل نيلوف
الكثير برامج المحاسبة وهي مصممة لمساعدة الشركات على إدارة شؤونها المالية بشكل أفضل. يمكن لأي شركة مستقلة، مهما كان حجمها، الاستفادة من هذا النوع من التكنولوجيا، تبسيط الفواتير وتسجيل المعاملات المالية.
علاوة على ذلك، عند استخدام هذا النوع من البرامج البدء علبة أتمتة مهام المحاسبة الفنية التي يمكن إدارتها بشكل صحيح وفي الوقت المحدد، في ظل المواعيد النهائية الضيقة التي تتم إدارتها اليوم وفي جميع الأسواق.
قد يؤدي عدم استخدام برنامج محاسبي إلى:
- مشاكل خطيرة في إدارة التدفق النقدي
- عدم التطابق في التقارير المالية
- أخطاء محتملة مكلفة في الإقرارات الضريبية.
لهذا السبب، يجب عليك استخدام أفضل برامج المحاسبة الممكنة. إذا كنت بحاجة إلى برنامج محاسبة يسمح لك بإعداد الفواتير في الوقت الفعلي، فيمكنك تجربته هولديد. باستخدام هذا البرنامج، يمكنك تسجيل جميع معلوماتك المحاسبية في مكان واحد والرجوع إليها وقتما تشاء.
8 أساسيات أساسية لجميع برامج المحاسبة للشركات الناشئة
مصدر: ليلو ذا فيرست
فيما يلي نعرض الركائز الثمانية الأساسية لأي برنامج محاسبة للشركات الناشئة.
1. يجب أن يكون متعدد المستأجرين
يجب أن تكون برامج المحاسبة للشركات الناشئة متعددة المستأجرين للسماح لها بالنمو والتوسع. وهذا يعني أنه يمكن للمستخدمين إدارة أعمال متعددة من منصة واحدة، مما يوفر لهم الوقت والجهد من خلال عدم الاضطرار إلى تسجيل الدخول إلى حسابات متعددة.
بالإضافة إلى ذلك، تتيح البرامج متعددة الشركات للمستخدمين مشاركة المعلومات بين الشركات المختلفة، مما يسهل الأمر صنع القرار المستنير. توفر هذه الحلول التقنية أيضًا مجموعة متنوعة من الأدوات المفيدة لمساعدتك في إدارة أموالك والامتثال للمتطلبات التنظيمية.
2. الدعم الفني هو المفتاح
يجب أن تتمتع البرامج المحاسبية للشركات الناشئة بدعم فني ممتاز لحل مشاكلك وإعطائك الإجابات بسرعة وكفاءة..
سيلعب فريق خدمة العملاء دورًا مهمًا للغاية، حيث يقدم المساعدة إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في موضوعات محددة مثل:
- تركيب
- مشاكل الكمبيوتر
- ترتيب
- برامج الصيانة.
على الرغم من أن بعض مقدمي الخدمة يقدمون دعمًا مجانيًا، إلا أن بعض خدمات المساعدة المتقدمة لا تتوفر لجميع المستخدمين إذا لم تدفع مقابل خطط معينة أو ميزات إضافية. وبالتالي، من المهم أن تختار مزودًا يقدم دعمًا فنيًا متميزًا لضمان مساعدتك في الوقت المناسب.
3. وظائف المحاسبة الأساسية والمتقدمة
يجب أن تحتوي برامج المحاسبة على وظائف لتمكين الوظائف الأساسية والمتقدمة. تتضمن الوظيفة الأساسية أدوات لإنشاء التقارير المالية وتحريرها وتحليلها، مما يسمح لك باتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
من ناحية أخرى، إذا كنت تعتبر نفسك مستخدمًا متقدمًا في شركتك الناشئة، فيمكنك الاستفادة من مجموعة متنوعة من الميزات المتقدمة في برامج المحاسبة، مثل:
- التكامل مع الأنظمة الخارجية
- تحليل متعمق للبيانات
- أدوات خاصة بالصناعة
ستسمح لك هذه الميزات بتخصيص تجربتك بناءً على احتياجاتك المحددة، مما يسهل عليك إدارة أموالك بشكل أفضل.
4. يجب أن يكون لها وظائف التتبع
وكما سبق أن أوضحنا لك، تعد برامج المحاسبة للشركات الناشئة أداة أساسية للنجاح المالي على المدى الطويل، لأنها تتيح لك الحصول على سجل مفصل لنفقاتك ودخلك ومعاملاتك المالية الأخرى.
تعتبر هذه المعلومات ضرورية لوضع تنبؤات دقيقة حول النمو المستقبلي للشركة الناشئة. وللحصول على هذه المعلومات، يجب أن يكون لديك برنامج محاسبة مزود بوظائف تسمح لك بمراقبة أموالك بشكل فعال في الوقت الفعلي، فضلاً عن توفير بيانات دقيقة.
ستمنحك ميزات التتبع الخاصة ببرامج المحاسبة هذا المستوى من التفاصيل في المعلومات التي تحتاجها شركتك الناشئة. وهذا سيفيدك إلى الحد الذي ستحصل فيه على نتائج مالية أفضل. سوف تبقى على اطلاع مع اللوائح والتغيرات فيها قوانين الضرائب.
إذا كان نظامك المحاسبي يحتوي على مراقبة استباقية، ستكون دائمًا على علم بأي تغييرات في اللوائح والمعايير الحديثة في مجال عملك. سوف تزيد من الأداء الضريبي، وستكون قادرًا على القيام بتخطيطك المالي بشكل أفضل وستزيد إنتاجيتك وربحيتك. المزايا كثيرة، وهذا هو السبب في أن المراقبة أمر أساسي.
5. بديهية وسهلة الاستخدام
أحد ضرورات أي برنامج هو أنه لا يتطلب معرفة فنية إضافية لاستخدامه، وهذا ينطبق على أي برنامج محاسبة سيتم استخدامه في الشركات الناشئة. يجب أن تكون برامج المحاسبة سهلة الاستخدام حتى يتمكن موظفو الشركات الناشئة من القيام بمهامهم بسرعة وكفاءة.
تعتبر هذه الوظيفة مهمة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالشركات الناشئة الصغيرة، حيث يمكن أن تكون الموارد المالية محدودة ويمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في الأداء المالي.
من خلال وجود برنامج محاسبة سهل الاستخدام، لا يحتاج أصحاب الشركات الناشئة إلى الشراكة مع محترفين خارجيين لإدارة شؤونهم المالية، مما سيوفر لهم الوقت والمال أيضًا.
وبالإضافة إلى ذلك، نظام بديهي يحسن بشكل ملحوظ رضا العملاءوذلك لأنه يتم تقليل الوقت اللازم لإنجاز أي مهمة تتعلق بالخدمة، مثل حل الإجراءات والمخاوف والاستجابات.
6. تعتبر عمليات التكامل عنصرًا أساسيًا لتحقيق التوفير وقابلية التوسع
إذا كنت تفكر في برنامج محاسبة لشركتك، فإن عمليات التكامل هي ركيزة أساسية. سيتيح لك برنامج المحاسبة ذو التكاملات المتعددة توصيل جميع تطبيقاتك وأجهزتك لتحقيق أقصى استفادة من معلوماتك.
تعد عمليات التكامل أمرًا أساسيًا للاستفادة من أحدث الأدوات والتقنيات، حيث سيتمكن المتعاونون لديك من اختيار الحل المثالي لاحتياجاتهم الحالية دون المساس بتوافقهم مع برامج المحاسبة الحالية.
ميزة أساسية أخرى للتكامل هي قابلية التوسع وخفض التكلفة.
عندما يحتوي برنامج المحاسبة على العديد من عمليات التكامل المرنة، فإنه يسمح للمستخدم قم بتوسيع بدء التشغيل الخاص بك دون الحاجة إلى تغيير النظام الحالي. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في الحصول على تكامل Microsoft Dynamics مع التجارة الإلكترونية الخاصة بك، ستتمكن من الحصول على حلول تعمل في الوقت الفعلي وتكون آمنة، مثل Sana.
بالإضافة إلى ذلك، ستتمكن من تحسين أداء أجهزتك وتبادل البيانات بين عمليات التكامل دون تحمل تكاليف عمليات النقل أو تغييرات الأجهزة.
7. النظر في الأمن وحماية البيانات
يجب أن تأخذ برامج المحاسبة بعين الاعتبار أمن وحماية البيانات لتجنب سوء الاستخدام أو الاستخدام غير المناسب للمعلومات السرية. ويعد هذا الأمر أكثر أهمية بالنسبة للشركات الناشئة نظرًا للحجم الكبير من المعلومات الحساسة التي لا تشمل العملاء فحسب، بل تشمل أيضًا الشركة نفسها وعملياتها..
ولضمان مستوى مناسب من الأمن والسلامة، يحتاج برنامج المحاسبة إلى تنفيذ ميزات قوية لمنع الوصول غير المصرح به. الأفضل ملامح لضمان أمن وحماية البيانات مصادقة متعددة العوامل, التشفير المتقدم y أدوات مكافحة التصيد.
- المصادقة متعددة العوامل يتطلب من المستخدمين تقديم عدة أدلة مختلفة قبل أن يتمكنوا من الوصول إلى حساباتهم، مما يعني أن أولئك الذين لديهم معرفة مسبقة بالنظام فقط هم من سيتمكنون من الدخول.
- التشفير المتقدم يقوم بتشفير المعلومات أثناء النقل لإبقائها آمنة أثناء المعالجة.
- أدوات مكافحة التصيد التأكد من أن المستخدمين لا يقعون ضحية التصيد أو نقل البيانات الشخصية عبر قنوات غير آمنة.
8. ضع في اعتبارك مدى التوافق بين برنامجك وهاتفك المحمول
يعد التوافق بين برنامج التوافق الخاص بك وجهازك المحمول، سواء كان جهازًا لوحيًا أو هاتفًا خلويًا، أمرًا مهمًا لضمان قدرتك على الوصول إلى حساباتك وإدارتها أينما ومتى تريد. سيكون هذا أيضًا مفيدًا بنفس القدر لموظفيك.
إن الأنشطة مثل تسجيل النفقات في الوقت الفعلي، بالإضافة إلى إدارة الشؤون المالية من أي مكان، هي أشياء يمكنك القيام بها في النهاية من هاتفك الخلوي.
لذا فإن التوافق بين برنامج المحاسبة الخاص بك وجهازك المحمول سيمنحك أيضًا الحرية في البقاء على اطلاع دائم بمعلوماتك المالية دون الارتباط بموقع فعلي. يعد هذا الحل بلا شك مثاليًا لبيئات العمل المختلطة أو البعيدة.
احصل على برنامج المحاسبة المثالي لشركتك الناشئة مع مراعاة اعتباراتنا
يجب أن تبدأ عملية الحصول على حل تكنولوجي لشركة ناشئة من عملية اتخاذ قرار مستنيرة. ومن هنا لا بد من النظر في هذه الركائز الأساسية الثمانية.
ومع ذلك، ليست كل البرامج متماثلة ولا الشركات الناشئة كذلك. لديهم جميعا مجال ويطيعون حقائق محددة. ومن ثم يجب عليك الاختيار بحكمة.
ما هي الركائز التي يجب مراعاتها لاختيار برنامج المحاسبة المثالي لشركتك الناشئة؟
ميتا الوصف
إن اختيار برنامج المحاسبة المناسب لشركة ناشئة له العديد من المزايا. لذلك، ننصحك بهذه الركائز الأساسية الثمانية لاتخاذ القرار الأفضل.
مؤلف
فيفيان أ. مارتينيز دياز
عالم أنثروبولوجيا وصحفي ومتخصص في المحتوى للتسويق B2B
خبير في SEO/SEM والتواصل على شبكات التواصل الاجتماعي.
الرئيس التنفيذي لشركة tecnologia.net ومتحمس لكل ما يتعلق بالتقدم التكنولوجي
