Recientemente estuvimos aprendiendo a activar la pestaña Programador en Excel, pero hoy vamos a dar un paso más para aprender a crear una macro en el programa, una opción muy interesante para automatizar tareas.
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Qué es una macro
Macro es la abreviatura de macroinstrucción, y no es más que una serie de instrucciones que se memorizan y asignan a un control determinado que nos permite realizar una consecución de acciones de forma rápida y sencilla.
Por ejemplo, una opción sencilla que nos permitirá entender la función de las macros sería si por ejemplo tenemos que colorear determinadas casillas con una cierta frecuencia, a la vez que cambiar el color de la letra.
Realizar esta acción un par de veces puede no suponer mucho esfuerzo pero, ¿y si hay que llevar a cabo la tarea cientos de veces?… la cosa se complica.
Por ello vamos a aprender a crear un botón a través del cual, con tan solo pulsarlo, realizaremos esta acción en la casilla o grupo de casillas elegidas.
Pero para no liarnos vamos a ir directamente al caso práctico.
Pasos para crear una macro con Excel
Pues bien, manos a la obra. Abrimos Excel y, en caso de que no la tengamos, es interesante activar la pestaña Programador como ya os explicamos en el artículo anterior. Os recuerdo la ruta: Archivo / Opciones / Personalizar cinta de opciones.
Crear un botón para asociar la macro
Bien, ahora vamos a crear un botón al que asignaremos la macro. Esto lo podemos hacer antes o después de crear dicha macro, como más nos guste.
Para ello entramos en Programador y pulsamos sobre Insertar. De la lista que se despliega elegimos por ejemplo el rectángulo que aparece en Controles de formulario.
Seguidamente pulsamos obre cualquier zona del documento y nos aparecerá una ventana como esta. Como todavía no hemos creado la macro, no tenemos nada que asignar, por lo que cancelamos y seguimos.
Ahora veremos el botón ya creado. Si hacemos clic sobre él podremos moverlo, redimensionarlo, cambiar su nombre, e incluso dar formato para que tenga una apariencia menos sosa. Nosotros lo hemos dejado tal cual (ya aprenderemos a hacer estas modificaciones un poco más adelante) y hemos introducido el nombre de vuestra página de tecnología favorita.
Crear una macro en Excel
Ahora ya podemos pasar a crear la macro, y para ello seleccionamos una casilla cualquiera del documento, volvemos a la ficha Programador y pulsamos sobre el botón “Grabar macro” (también podemos pulsar sobre el icono que hay en la parte de abajo del todo, pero hoy no nos vamos a liar).
Ahora, todas las acciones que llevemos a cabo se memorizarán en la macro, por lo que hay que llevar cuidado e ir paso a paso. En nuestro caso, lo que haremos será colorear la casilla de rojo oscuro y poner el texto blanco.
Al pulsar el botón Graba macro nos aparece una ventana como la siguiente:
Tenemos que dar un nombre al macro (no se pueden utilizar espacios ni signos), podemos elegir una combinación de teclas para activar la macro (en lugar de asignarla al botón), elegir dónde queremos guardar la macro y añadir una descripción.
Al aceptar comenzará la grabación, y en nuestro caso tan sólo iremos a la pestaña Inicio, seleccionamos el color rojo oscuro y el color de texto blanco. Ahora pulsamos sobre el cuadradito que veremos en la barra inferior de Excel con lo que la grabación finalizará (también podemos finalizar desde la pestaña Programador).
Para ponerlo todo a cero volvemos a quitar el color de la celda que ha quedado coloreada y seleccionamos el texto negro.
Asignar una macro
Para terminar no nos quedará más que hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el botón que creamos al principio y pulsamos sobre Asignar macro. Ahora seleccionamos la macro y aceptamos.
Vamos a dirigirnos a la casilla B2 (por ejemplo) y escribimos cualquier texto:
Ahora seleccionamos dicha casilla y pulsamos el botón:
Y voila, ya habremos terminado. También podemos seleccionar varias casillas y realizar la acción a la vez. Si os surgen dudas o problemas, no dudéis en preguntar lo que haga falta.
