Excel es una de las herramientas más potentes que se pueden encontrar en la suite ofimática de Microsoft Office. Se trata de un software de tablas que no sólo permite realizar anotaciones, sino que cuenta con un amplio abanico de opciones que no todos los usuarios conocen. Además, existen muchos atajos de teclado y funciones que pueden ahorrar horas y horas de trabajo en un documento.
Uno de los principales sectores en los que se hace uso de esta herramienta es el sector empresarial que está relacionado con tareas económicas y estadísticas. Excel es un imprescindible en el sector, y es que se pueden realizar una gran variedad de operaciones distintas haciendo uso de su formato de celdas gracias a su potente motor.
18 trucos de Excel que te convertirán en un experto
Para poder sacar el máximo provecho de este software es necesario conocer esos ‘secretos’ que la mayoría de los usuarios no conocen pero realmente necesitan saber para poder disfrutar de todo su potencial.
1. Atajos de teclado
En Excel, al igual que en cualquier otra herramienta, es importante conocer los atajos de teclado existentes para poder acceder a las funciones del programa desde el mismo teclado, sin tener que navegar por su interfaz.
Teclas de función
Las teclas de función pueden ser muy útiles con opciones simples del programa. Las teclas de funciones son las que se comprenden entre el F1 y el F12, y cada una cuenta con una función específica dentro del programa.
- F1: Ayuda de Excel
- F2: Modo de edición en la celda activa
- F3: Muestra el cuadro de diálogo “Pegar nombre” para los nombres definidos existentes.
- F4: Repite la última acción
- F5: Ir a…
- F6: Moverse entre los paneles de un libro dividido
- F7: Revisión ortográfica
- F8: Activar el modo “Ampliar selección”
- F9: Resolver fórmulas colocadas en las hojas de los libros abiertos
- F10: Activar la barra de menús
- F11: Crear una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionadas
- F12: Guardar como…
Atajos de teclado con la tecla Control
Los atajos de teclado, por lo general, no son únicamente de una única tecla. Haciendo uso de combinaciones de teclas se pueden acceder a muchas funciones interesantes, que pueden ser comunes en otros softwares pero también específicas de la herramienta que se está utilizando. La tecla Control se puede combinar con muchas otras para hacer uso de funciones muy útiles que permiten ahorrar mucho tiempo.
- Ctrl + A: Selecciona todas las celdas del documento
- Ctrl + B: Cuadro de búsqueda
- Ctrl + C: Copiar el contenido de las celdas seleccionadas
- Ctrl + D: Añade el contenido de la celda superior a la celda seleccionada
- Ctrl + E: Selecciona todas las celdas de la hoja de cálculo
- Ctrl + G: Muestra el cuadro de diálogo “Guardar”
- Ctrl + I: Cuadro de diálogo “Ir a…”
- Ctrl + J: Copiar la fórmula hacia abajo en el rango seleccionado
- Ctrl + K: Añadir o quitar la cursiva al texto seleccionado
- Ctrl + L: Cuadro de diálogo “Reemplazar”
- Ctrl + N: Añadir o quitar la negrita al texto seleccionado
- Ctrl + P: Cuadro de diálogo de impresión
- Ctrl + R: Cierra el libro activo
- Ctrl + S: Añadir o quitar el subrayado al texto seleccionado
- Ctrl + T: Convierte las celdas seleccionadas en una tabla
- Ctrl + U: Crear un nuevo libro
- Ctrl + V: Pegar el contenido del portapapeles
- Ctrl + X: Cortar el contenido de las celdas seleccionadas
- Ctrl + Y: Rehacer acción deshecha
- Ctrl + Z: Deshacer acción
- Ctrl + Barra espaciadora: Selecciona toda la línea y columna de la celda seleccionada
Atajos de teclado con la tecla Mayúsculas
Si bien las teclas de función ya se utilizan de forma individual para acceder a ciertas funciones del programa, éstas se pueden combinar con la tecla Mayúsculas para poder acceder a otras características de la herramienta cálculo de Microsoft.
- Mayús + F2: Añadir comentario en la celda seleccionada
- Mayús + F3: Cuadro de diálogo “Insertar función”
- Mayús + F4: “Buscar siguiente” al realizar una búsqueda
- Mayús + F5: Cuadro de diálogo de búsqueda
- Mayús + F6: Desplazarse entre la hoja, opciones, barra de estado y panel de tareas
- Mayús + F7: Panel de tareas “Referencia”
- Mayús + F8: Agregar una celda o rango de celdas a la selección con las teclas de dirección
- Mayús + F9: Calcula todas las fórmulas de la hoja activa
- Mayús + F10: Muestra el menú contextual del elemento seleccionado
- Mayús + F11: Insertar una nueva hoja de cálculo
- Mayús + F12: Cuadro de diálogo “Guardar como”
Atajos de teclado con las teclas Control y Mayúsculas
Se puede acceder a muchas otras funciones con comandos algo más complicados, que no sólo combinan la tecla Control con otra sino que, además, se combinan con la tecla Mayúsculas para poder hacer uso de todas las funciones del programa sin necesidad de hacer uso del ratón del ordenador.
- Ctrl + Mayús + F: Abre el menú “Formato de celdas”
- Ctrl + Mayús + L: Activa/desactiva el filtro automático
- Ctrl + Mayús + O: Selecciona todas las celdas que tengan comentarios
- Ctrl + Mayús + U: Amplía la barra de fórmulas
- Ctrl + Mayús + $: Coloca los datos en formato “moneda”
- Ctrl + Mayús + %: Coloca los datos en formato “porcentaje”
- Ctrl + Mayús + ^: Coloca los datos en formato “científico”
- Ctrl + Mayús + #: Coloca los datos en formato “fecha”
- Ctrl + Mayús + @: Coloca los datos en formato “hora”
- Ctrl + Mayús + &: Añade un borde alrededor de las celdas seleccionadas
- Ctrl + Mayús + 8: Ocultar/mostrar filas
- Ctrl + Mayús + 9: Ocultar/mostrar columnas
2. Abrir varios archivos Excel a la vez
Hay ocasiones en las que se tiene que trabajar con varios libros de Excel, para poder comparar o contrastar información, o para poder copiar y pegar datos de uno a otro. En el caso de que se quieran abrir varios archivos Excel a la vez es necesario abrir uno por uno todos los archivos guardados en el equipo que se quieren mostrar en pantalla.
Luego de abrir todos los libros, es necesario dirigirse a la cinta de opciones y localizar la opción “Organizar todo”. Esta característica del software se hará cargo de organizar automáticamente los libros de Excel que se han abierto y se muestran en pantalla. De esta forma se pueden colocar vertical u horizontalmente para poder acceder a ellos de forma sencilla.
3. Mover y copiar datos a celdas rápidamente
Una de las funciones más sencillas y útiles que se pueden encontrar tanto en Excel como en otros programas. Se puede mover y copiar datos a celdas con un simple atajo de teclado o con los botones en la barra de herramientas de Excel.
Para poder mover información de celdas primero es necesario seleccionar las celdas deseadas y, colocándose con el ratón al borde de la selección, basta con pulsar el clic izquierdo y mantenerlo presionado mientras se arrastran las celdas a su nueva posición.
Tanto para mover o copiar datos haciendo uso de la función cortar o copiar, es necesario seleccionar las celdas deseadas y presionar las teclas Ctrl + X. Luego deberá colocarse en la primera celda en la que se pegará la información.
4. Borrar celdas en blanco
Hay ocasiones en las que, al importar datos en Excel, se llegan a colocar filas en blanco que rellenan el documento pero no cumplen ninguna función. Pueden llegar a ser muchas celdas y filas en blanco, afortunadamente la herramienta cuenta con una función que permite eliminarlas de forma sencilla. Para realizarlo hay que seguir este proceso:
- Clic en cualquiera de las celdas en el rango de datos
- Dirigirse a Cinta de opciones > Pestaña de inicio > Grupo: modificar > Buscar y seleccionar > Ir a Especial.
- Habilitar la opción Celda en blanco.
- Hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y ver las celdas vacías seleccionadas.
- Dirigirse a Cinta de opciones > Pestaña de inicio > Grupo: celdas > Eliminar > Eliminar filas de hoja
De esta forma se eliminarán todas las celdas y filas vacías que se han seleccionado con las herramientas del programa.
5. Transponer datos de filas a columnas
Para organizar mejor el contenido de un libro, es posible que en ocasiones se quieran cambiar las filas por columnas o viceversa. Excel cuenta con una función que permite transponer los datos para poder moverlos de forma automática, sin tener que realizar todo el trabajo de forma manual que, en caso de ser un gran número de celdas/filas, podría ser muy pesado.
Será necesario seleccionar el cuadro y copiarlo al portapapeles para poder modificar su posición de forma sencilla. Para hacerlo tan solo tienes que arrastrar desde una de las celdas de las esquinas hasta la opuesta, y luego presionar la combinación de teclas Ctrl + C para copiar toda la selección.
Después hay que hacer clic derecho en la celda que se quiere pegar el cuadro en el que aparecerá la información invertida. Dentro del menú se podrá ver una opción denominada Pegado especial, junto a ella hay una flecha con opciones adicionales donde hay que hacer clic para despegarlas. Entre las distintas opciones especiales de pegado se puede encontrar, en la sección “Pegar”, la opción de transponer, representada por una fila y una columna que están señaladas por una flecha doble.
Tras hacer clic en la función de transponer se podrá ver, si se ha realizado todo correctamente, cómo se pega la información con las columnas y filas modificadas.
6. Convertir minúsculas en mayúsculas y viceversa
Cuando se trata de organizar un documento ya existente, o que está por terminar pero que ya cuenta con mucha información, las fórmulas de Excel pueden ser muy útiles. En ocasiones, a la hora de formatear la información del documento, se quiere que ciertas palabras aparezcan en mayúsculas o en minúsculas.
En Excel se cuenta con una fórmula que permite convertir las minúsculas en mayúsculas, y otra que hace lo propio en viceversa. Todo lo que hay que hacer es identificar las celdas, filas o columnas en las cuales se encuentra la información que se quiere formatear. Una vez ubicadas hay que utilizar la fórmula =MINUSC(celda) para convertir el texto en minúsculas, donde “celda” es la celda a modificar.
Si se quiere convertir el texto en mayúsculas, en dicho caso la fórmula a escribir es =MAYUSC(celda). Por ejemplo, para convertir en mayúsculas el texto de la celda B3 la fórmula sería =MAYUSC(B3).
7. Renombrar planilla dentro de Excel
Para poder tener pleno control de las hojas de cálculo y los libros es importante poder identificarlas de forma sencilla. Entre las formas que existen para ello, la más sencilla es nombrar de forma específica e identificativa cada una de ellas. Es posible cambiar el nombre de la planilla dentro de Excel después de haber sido creada.
Existen tres métodos distintos para cambiar el nombre de una hoja de cálculo dentro del software de Microsoft Office:
- Colocándose sobre la hoja a renombrar, hacer doble clic en la hoja y escribir el nuevo nombre.
- Hacer clic derecho en la pestaña de la hoja, seleccionar Cambiar nombre y escribir el nuevo nombre de la hoja.
- Utilizar el atajo de teclado Alt + O > HF > C y escribir el nuevo nombre.
8. Personalizar colores de pestañas
Siguiendo la dinámica de identificar de forma sencilla las hojas de cálculo que hay dentro de un libro de Excel, otra forma de conseguirlo es personalizando las pestañas con colores que permitan identificar distintas hojas y agruparlas en una misma categoría, pudiendo tener hojas distintas e identificándolas dentro de un grupo.
Conseguir este objetivo es tan sencillo como abrir el libro en el cual se quieren modificar los colores de las pestañas. Dentro de él hay que dirigirse a la zona inferior de la pantalla, donde se ubican las distintas hojas de cálculo, y hacer clic derecho sobre la pestaña a la que se le quiere cambiar el color. Aparecerá un menú emergente donde hay que localizar la opción Color de etiqueta. Al pinchar sobre ella se podrá ver una paleta de colores entre los cuales se puede escoger para utilizar en la pestaña. También se puede eliminar el color pinchando en “Sin color”, así como también se puede utilizar un abanico de tonos mayor clicando en “Más colores”.
9. Crear números aleatorios
Ya sea para realizar simulaciones por ordenador, ejercicios de muestre estadístico, juegos de azar o incluso para realizar algunos ejemplos en el programa, en ocasiones se necesitan crear números aleatorios. Puede ser algo tan sencillo como simplemente “aporrear” el teclado numérico para conseguirlo, pero siempre se puede hacer de una forma más organizada, escogiendo ciertos parámetros, al hacer uso de la herramienta integrada de Excel.
=ALEATORIO() (=RANDOM() para los que hacen uso de la herramienta en inglés) es la función de la herramienta que permite generar números aleatorios. Utilizando la función tal cual se muestra se puede generar un número aleatorio entre 0 y 1.
Otra función para crear números con aleatoriedad es la variante =ALEATORIO.ENTRE(). Dentro del paréntesis de la función se tendrán que colocar el número más bajo y, seguido de un punto y coma, el número más alto hasta el que se puede generar la aleatoriedad.
10. Valores con condicionales (“IF” – “SI”)
Microsoft Excel no es una simple herramienta para realizar cuadros de cálculo, se pueden realizar muchas tareas gracias a que es compatible con lenguajes de programación. Entre todo lo que se puede realizar en el programa, una de las funciones más básicas pero útiles son las fórmulas condicionales. Se trata de fórmulas que hacen uso de valores con condiciones como SI, SI NO, Y u O. La condición “IF” (“SI”) es la más común.
Un ejemplo de una fórmula que hace uso de la condición SI: =SI(A2=15, “Correcto”, “Incorrecto”). En esta fórmula, si se cumple el hecho de que la celda A2 tiene un valor de 15 se mostrará el mensaje “Correcto” en la celda que hace uso de la fórmula.
Se pueden ingresar varias condicionales dentro de una fórmula, por ejemplo: =SI(O(A2>A3; A2<A4), “Correcto”, “Incorrecto”). En esta ocasión, si el valor de la celda A2 es mayor que el de la celda A3, o es menor que el de la celda A4, arrojará el mensaje “Correcto”. En caso contrario se mostrará el mensaje “Incorrecto”.
11. Sumas con condicionales
De la misma forma que se pueden realizar funciones con condiciones, se puede hacer lo propio con operaciones matemáticas. Existen distintas funciones que permiten realizar las operaciones, en el caso de las sumas se utiliza la función SUMAR.SI. Para poder hacer uso de ella hay que escribir =SUMAR.SI(rango, criterio, [rango de la suma]).
Rango: Se trata de una característica obligatoria en la función. Se trata del rango de las celdas que se van a evaluar. Pueden ser números, nombres o referencias que contengan números. Cualquier valor en blanco ubicado en el cuadro se obviará, por lo que no es necesario eliminarlo.
Criterio: Se trata de una característica obligatoria en la función. Se trata del criterio que se puede encontrar tanto en forma de número como expresión, celda, texto o función.
Rango de la suma: Valor opcional. Las celdas reales que se sumarán si se quieren sumar celdas adicionales a las que se encuentran en el rango.
| Categoría | Alimentos | Ventas |
| Fresco | Tomates | 1.800 € |
| Fresco | Apio | 7.000 € |
| Congelado | Guisantes | 600 € |
| Leche | 12.000 € | |
| Fresco | Zanahorias | 3.100 € |
| Congelado | Cebolla | 1.400 € |
Por ejemplo, haciendo uso de la anterior tabla, se puede hacer una suma con la siguiente función: =SUMAR.SI(A2:A7,”Congelados”,C2:C7), debería arrojar un valor de 2.000€, sumando las ventas de todos los alimentos dentro de la categoría “Frescos”.
12. Autorrellenar
Teniendo un calendario, o encontrándose en una situación en la que hay que colocar muchos datos que son consecutivos, se puede ahorrar mucho tiempo haciendo uso de la función autorrellenar. Excel cuenta con una característica que permite rellenar de forma automática celdas con información que sigue cierto patrón.
Para poder hacer uso de la función autorrellenar, basta con seleccionar las celdas que se van a utilizar como base para rellenar las demás celdas. Por ejemplo, cuando se va a ser una serie consecutiva, con fechas o números como “1,2,3,4,5…”, tan solo hay que escribir 1 y 2 en las primeras dos celdas. Cuando sigue un orden lógico, como únicamente los números pares, comenzando desde el número 2, es necesario escribir 2 y 4 en las primeras celdas.
Después de haber escogido las celdas base, hay que arrastrar el controlador de relleno hacia las celdas que se quieren rellenar de forma automática. En el caso de que sea necesario, se puede hacer clic en las Opciones de autorrelleno y escoger entre las opciones que ofrece el programa.
13. Crear tablas de previsiones
La información que se coloca en las hojas de cálculo de Microsoft Excel no sólo se puede ver en forma de números. Todos estos datos se pueden presentar de una forma muy visual gracias a las opciones que ofrece el programa para crear diversos gráficos.
Crear una tabla de previsión es una de las características más útiles que se pueden encontrar para mostrar previsiones de una forma muy visual en la herramienta, haciendo uso de los datos que aporta el usuario al programa.
Al momento de crear una previsión, Excel se encarga de crear una nueva hoja de cálculo con una tabla que dispone de valores históricos, así como los pronosticados y un gráfico que muestra toda la información.
Para poder comenzar a crear la tabla es necesario disponer de datos históricos de una duración definida. Se ha de escribir una serie de entradas haciendo uso de fecha u hora para realizar la escala de tiempo y otra serie con los valores correspondientes. Éstos valores se utilizarán para pronosticar resultados de fechas futuras.
Tras seleccionar la serie de datos que se va a utilizar, en la pestaña Datos, en el grupo Previsión, es necesario pulsar en Hoja de previsión. Aparecerá un nuevo cuadro llamado Crear hoja de previsión en la cual se puede escoger entre un gráfico de columnas o uno de líneas para poder representar la previsión de los datos. También se puede escoger el fin de la previsión, tanto en fecha como en hora. Una vez introducidos estos datos basta con pulsar en “Crear” para que se genere el cuadro de previsión.
14. Agregar comentarios a celdas
Siendo una función muy interesante, es un gran desconocido para los usuarios del programa. Excel permite añadir comentarios a las celdas que se crean en las hojas de cálculo. Los comentarios pueden ser utilizados de formas muy diversas, desde realizar un pequeño apunte en una celda hasta añadir información importante para futuras revisiones.
Para poder añadir un comentario a una celda basta con hacer clic derecho sobre la celda donde se desea colocar el mensaje y, en el menú que aparece en pantalla, hacer clic en insertar comentario. Luego hay que escribir en el cuadro de texto y pinchar fuera de él para finalizar con la nota.
Aquellas celdas que dispongan de un comentario tendrán un pequeño rectángulo colorido en una esquina. Para poder acceder al comentario simplemente hay que pinchar en dicho rectángulo para que se muestre la nota en pantalla.
15. Reconocer valores duplicados
Frecuentemente se encuentran valores duplicados en una misma hoja de cálculo de Excel. En ocasiones estos datos duplicados pueden llegar a ser un problema. Si se da el caso de que estos valores duplicados no son deseados, se pueden localizar de forma sencilla con una de las herramientas que ofrece el programa.
Para poder dar con los valores duplicados, se puede dirigir a la opción Formato condicional y, dentro de ella, seleccionar Resaltar reglas de celdas > Valores duplicados. Aparecerá un nuevo menú emergente en el cual se ha de crear la regla de formato que se desea para poder especificar el contenido duplicado que se quiere resaltar en el documento. Tras crear la regla y aceptar el formato se podrá ver cómo se resaltan los elementos duplicados para poder eliminarlos, modificarlos o realizar las acciones que sean necesarias.
16. Búsqueda aproximada
Buscar un elemento, no solo en Excel sino en cualquier programa, es realmente sencillo si se sabe con exactitud cuál es. El problema recae cuando no se conoce con exactitud qué es lo que se va a buscar. En ese momento es cuando entra en juego la función de búsqueda aproximada de la cual dispone el software de Microsoft.
Haciendo uso de estas búsquedas aproximadas se puede encontrar cualquier valor sin la necesidad de introducirlo de forma exacta. De esta manera todo lo que hay que hacer es introducir un valor de forma aproximada y el programa se encargará de dar con un resultado similar.
Haciendo uso de la combinación de teclas Ctrl + B se despliega la ventana de búsqueda para poder introducir la información. En el caso de que no se conozcan los datos completos se puede hacer uso del signo de interrogación y el asterisco para realizar búsquedas aproximadas. El signo de interrogación se utiliza para representar un único carácter mientras que el asterisco sirve para representar uno o varios.
17. Navegación rápida con el teclado
Cuando se trata de trabajar con varias pestañas se puede perder mucho tiempo al cambiar de una a otra al tener que mover el ratón, desplazarse por el panel si son muchas pestañas y seleccionar la hoja deseada. Afortunadamente, se puede ahorrar mucho tiempo haciendo uso del teclado para moverse entre las pestañas.
Con la combinación de la tecla Ctrl + Av Pág o Re Pág se puede navegar de forma sencilla entre todas las hojas que hay dentro del libro de Excel. La combinación Ctrl + Av Pág permite moverse una hoja hacia la derecha, mientras que haciendo uso de Ctrl + Re Pág desplaza una hoja hacia la izquierda.
Pero no sólo se puede desplazar entre las hojas. Haciendo uso del teclado se puede mover también de forma simple dentro de la hoja de cálculo. Utilizando la combinación de teclas Ctrl + Flechas de dirección se puede desplazar dentro del documento a cualquiera de sus extremos.
18. Componer texto
Hay ocasiones en las que se necesitan realizar tareas sencillas como simplemente colocar la información de varias celdas en una distinta. Para hacer algo tan simple no es necesario acudir a complicadas fórmulas dentro de Excel. Haciendo uso únicamente del símbolo “&” se puede componer el texto en una celda.
Todo lo que hay que hacer para poder componer la información de distintas celdas en una única separada es hacer uso de la siguiente fórmula =A1&B1&C1. En este ejemplo se juntan los datos de las celdas A1, B1 y C1. Simplemente hay que utilizar el símbolo “=” para crear la formula y escoger las celdas que van a utilizarse para la tarea.