Cómo crear un botón en Excel y una acción predefinida

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Si necesitáis crear un botón en Excel y una acción predefinida asignada al mismo, es decir, que al pulsarlo se lleve a cabo un proceso como la introducción de texto predefinido, asignación de color, etcétera, a continuación explicamos el proceso para que lo podáis hacer sin dificultades.

Cómo crear un botón en Excel y una acción predefinida

Añadir la pestaña Desarrollador a Excel

Lo primero que hay que hacer es añadir esta pestaña, para lo cual os recomendamos que echéis un vistazo a este artículo donde lo explicamos todo de forma concreta tanto para Excel como para Office.

Crear un botón en Excel

Pues bien, el siguiente paso va a ser crear un botón en Excel. Para ello, lo que vamos a hacer es entrar en la pestaña Desarrollador y más o menos en el centro veréis el apartado Controles, y en él se encuentra la opción Insertar.

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Lo que tenéis que hacer es pulsar sobre ese botón y os aparecerá un listado con varias figuras para crear. En nuestro caso vamos a pulsar sobre “Botón (control de formularios)”, es decir, el primer icono que nos aparece en la esquina superior izquierda de la lista.

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Ahora no tenemos más que ir a cualquier zona del cuerpo del documento de Excel, hacemos clic con el botón izquierdo y arrastramos para atar la dimensión más adecuada al botón. En este sentido no debemos preocuparnos, ya que posteriormente podremos modificar tanto el alto como el ancho a nuestro gusto y encajarlo en el lugar que estimemos más oportuno, desplazándolo sin dificultad.

Al hacerlo veremos que nos aparece una ventana denominada “Asignar macro”, pero como lo más probable es que todavía no hayamos creado ninguna macro no tendremos qué elegir, por lo que podemos cancelar sin problemas y en ese mismo instante veremos un botón similar a este.

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Si pulsamos sobre el veremos que podremos modificar su tamaño y por supuesto también cambiar el contenido.

Crear una macro en Excel

Pues bien, ya tenemos creado el botón, por lo que el siguiente paso será elegir la acción que queremos programar.

Si no sabéis crear macros en Excel, os aconsejamos que echéis un vistazo al artículo Cómo crear una macro con Excel donde os explicamos todo el proceso.

No obstante, en nuestro caso vamos a elegir que al pulsar el botón sobre una casilla donde previamente habremos introducido el texto “Tecnología.net”, dicha casilla se coloree en color negro. Sin embargo, aquí nos surge un pequeño problema, y es que si la casilla es de color negro, el texto no se verá adecuadamente ya que también tiene el mismo color, por lo que a la vez vamos hacer que la letra pase a ser de color blanco.

Pues bien, lo que haremos será seleccionar una casilla al azar (esto hay que hacerlo antes de comenzar a grabar la macro, ya que de lo contrario estaremos diciendo que sólo se coloreará dicha casilla al pulsar el botón), pulsamos el botón para grabar una macro en Excel, y a continuación os vamos a la pestaña Inicio, coloreamos la casilla de negro y seleccionamos el color blanco para el texto.

Asignar la macro al botón

Pulsamos con el botón derecho sobre el botón que habíamos creado y hacemos clic sobre “Asignar macro…”. Elegimos la macro que hemos creado y aceptamos.

Ahora podemos pulsar la casilla donde introducimos el texto “tecnologia.net” (o cualquier otra a la que queramos cambiar el formato) y pulsamos el botón, con lo que veremos algo similar a esto:

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Y todo el proceso se podrá llevar a cabo las veces que queramos y en cualquier casilla sin tener que estar cambiando el formato.

Crear un botón en Excel que lleve a un punto del documento

En esta ocasión vamos a explicar paso a paso cómo crear un botón en Excel que nos lleve a un punto concreto del documento, es decir, que al pulsar un botón vaya a un lugar que hayamos predefinido anteriormente.

Crear un botón en Excel que lleve a un punto del documento

Activar la pestaña Desarrollador

Lo primero que tenemos que hacer es activar esta pestaña, y para ello os explicamos el proceso en este artículo. Una vez que la hayáis activado volved de nuevo aquí y seguid con el tutorial.

Crear un botón en Excel

Ahora ya podemos crear el botón al que asignaremos posteriormente una macro que grabaremos con el objetivo de llegar a un punto concreto del libro, ya sea en la misma hoja en la que estamos incluyendo el botón o cualquier otra hoja que hayamos añadido.

Lo que vamos a hacer es ir a la pestaña Desarrollador que hemos activado en el punto anterior, y en el apartado Controles pulsamos sobre Insertar.

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Podremos elegir entre distintos controles, pero nuestro caso nos vamos a quedar con el recuadro de la esquina superior izquierda, es decir, el primer control que nos aparece.

Seguidamente pulsamos sobre una parte libre del cuerpo de la hoja de Excel, preferentemente en la zona donde queramos colocar el botón, pulsamos con el botón izquierdo del ratón y arrastramos hasta dar la dimensión adecuada.

Veremos que se nos abre una ventana denominada Asignar macro, pero por el momento cancelamos ya que todavía no hemos creado ningún macro que podamos asignar.

Y finalmente podremos observar un botón como este:

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Ahora podemos moverlo, cambiar el tamaño y por supuesto dar un nombre que nos ayude a recordar la acción.

Crear una macro

El siguiente paso va a ser crear la macro que nos dirija al punto determinado del documento de Excel. Si todavía no sabéis cómo crear macros, os aconsejamos que echéis un vistazo a este tutorial.

Como lo que queremos es crear una acción que nos lleve por ejemplo a la celda J10 de la Hoja2, comenzaremos agrabar la macro, nos dirigiremos a la Hoja2, pulsaremos sobre la casilla J10 y paramos la grabación de la macro.

Ahora ya no nos queda más que asignar esta macro al botón, y para ello volvemos de nuevo a la Hoja1 que es donde colocamos dicho botón, pulsamos con el botón derecho sobre él, y en el menú contextual seleccionamos “Asignar macro…”.

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Elegimos la macro que hayamos creado y aceptamos.

A partir de ahora, cada vez que pulsemos sobre este botón, automáticamente nos llevará a la celda que habíamos indicado en la macro, cambiando de hoja en nuestro ejemplo.

Del mismo modo podemos crear macros que nos lleven a celdas dentro de la misma hoja, podemos crear botones que nos lleven a otros libros de Excel inclusive aunque estén cerrados y un largo etcétera, pero estos procesos ya los iremos explicando más adelante.

De esta forma tan sencilla hoy hemos aprendido a crear un botón en Excel que lleve a un punto del documento concreto que necesitemos consultar con cierta asiduidad ahorrando tiempo y sobre todo esfuerzo.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasos hay que seguir para crear un botón en excel?

Tienes que entrar a la pestaña desarrollador y dentro de este apartado ir a controles y hacer clic en la opción de insertar.

¿Cómo asignar una macro?

Debes hacer clic en el botón izquierdo y una vez se te haya abierto el menú de opciones clicar en asignar macro.

¿Qué pasos hay que seguir una vez se haya creado los botones las macro?

Cuando ya la hemos creado podemos realizar acciones como que rediriga a otros libros de Excel o celdas.