Ser emprendedor no es para nada una tarea fácil, especialmente cuando tenemos que realizar procesos de facturación por primera vez. Por tal motivo, hoy te hablaremos sobre algunas estrategias para gestionar las facturas de tu empresa que podrán serte de gran utilidad. Estas, podrán ayudarte a que todo en tu empresa marche de una manera más organizada.
¿Para qué sirve el proceso de facturación?
Antes de entrar en materia sobre las estrategias para gestionar las facturas de tu empresa, vale la pena hablar sobre qué es la facturación y para qué sirve. Este básicamente, es un proceso mercantil que deben llevar a cabo todas las empresas legalmente constituidas. A pesar de que anteriormente se hacía de forma manual, gracias a los avances tecnológicos actualmente existen diversos software para la facturación de tu empresa, que hacen todo mucho más sencillo.
A través de estos mecanismos mencionados antes, es posible respaldar la legalidad de los fondos provenientes de la actividad comercial que se ejerce. Además, la realización adecuada de estos procesos contribuye a que las empresas marchen con mayor orden y eviten sanciones de carácter administrativo, bien sea por atraso, como por omisión en la elaboración de facturas.
Algunas estrategias para gestionar las facturas de tu empresa
Una vez dejado claro lo anterior, es momento de hablar propiamente sobre algunos ‘tips’ o estrategias bastante prácticas para que puedas gestionar las facturas de tu empresa de manera más práctica. Así que, sin más preámbulos, toma nota y comencemos con algunas de las recomendaciones para llevar a cabo esta tarea.
Intenta que tus facturas sean tan simples como sea posible
En primer lugar, te recomendamos procurar que tus facturas sean lo más sencillas posible. Ten presente, que mientras más datos o información innecesaria plasmes en tus facturas, la carga de trabajo por realizar será mucho mayor.
Así que, procura asesorarte de manera adecuada para incluir en la facturación únicamente los datos requeridos por la legislación de tu país. En caso de que quieras añadir algún otro tipo de información, antes de hacerlo procura evaluar qué tan relevante puede ser esta tanto para ti, como para quienes recibirán tus facturas.
Un organigrama de facturación no viene nada mal
Crear rutinas y llevarlas de manera organizada, puede ser la clave para asegurar el éxito en muchas empresas. En el tema de la facturación esto no es para nada una excepción, por lo que no está nada mal el hecho de considerar crear un organigrama de facturación.
En caso de que tengas una empresa con mucha cartera de clientes o con bastante volumen de facturación, lo mejor que puedes hacer es considerar establecer fechas específicas para el envío y recepción de facturas. Estableciendo, las prioridades que consideres necesarias de acuerdo al volumen de facturación que manejes.
Esto te ayudará a llevar los procesos administrativos de tu empresa de una manera bastante organizada. También si quieres ver resultados un poco más rápidos respecto al cumplimiento de los compromisos mercantiles de tus clientes, puedes considerar la idea de implementar un sistema de ‘recompensa’ en el pago adelantado de las facturas por parte de tus clientes, o de ‘penalización’ cuando exista morosidad.
No descartes la idea de contratar los servicios de un gestor
Esta es otra de las estrategias para gestionar las facturas de tu empresa, que no deberías descartar en caso de que te sientas desorientado o que realmente lo consideres necesario. Si tienes una agenda bastante apretada, contar con los servicios de un gestor puede ser de gran utilidad para ahorrarte más tiempo del que imaginas.
Esta opción también puede ahorrarte muchas molestias, especialmente al momento de cobrarle a tus clientes. Además, puedes contratar los servicios de un gestor bien sea por medio tiempo, como por tiempo completo. Esto último, dependerá de la organización de tu tiempo, de tu presupuesto, y de cuánta disponibilidad tengas para dedicarte al proceso de facturación.
Aprovecha al máximo las tecnologías existentes
Por último y para concluir esta pequeña lista de estrategias para gestionar las facturas de tu empresa, te recomendamos aprovechar al máximo las diversas herramientas tecnológicas existentes para llevar a cabo estas tareas.
En la actualidad, son numerosos los programas e incluso aplicaciones móviles que se han diseñado para hacer mucho más fácil a facturación. Así que, considera explorar el campo tecnológico y busca algún programa que pueda ayudarte tanto con la creación de las facturas, como con la organización y los recordatorios para que tus clientes realicen sus pagos a tiempo.
Además, otro aspecto que puedes considerar, es el de utilizar los medios de comunicación digitales para hacer llegar tu factura (tal como el correo electrónico, por ejemplo). De esa manera, la emisión y recepción de la facturación podrá hacerse de manera más expedita, contribuyendo a que exista menos riesgo de morosidad en los pagos.
Aprovecha estas estrategias y no dejes que la facturación represente un problema para ti
Como se ha visto, existen diversos mecanismos o estrategias por los que podemos optar para hacer el proceso de facturación mucho más sencillo. Tal como se ha mencionado antes, con el constante avance de la tecnología, cada vez esta tarea resulta más práctica y menos tediosa.
Así que, procura aplicar algunas o todas las estrategias mencionadas con anterioridad, y sácale el máximo provecho a todos los beneficios que trae consigo el hecho de llevar una empresa de manera organizada, con su facturación al día.