Cuando tienes que firmar un archivo o rellenar un documento oficial es muy útil saber cómo escribir en un PDF. Sí bien muchos piensan que estos archivos están pensados para no poder ser editados, lo cierto es que guardan muchas sorpresas para aquellos que no saben muy bien cómo funcionan los documentos con extensión PDF (siglas en inglés de Portable Document Format o Formato de Documento Portátil).
Este formato se ha extendido en todo el mundo especialmente de la mano de Adobe y permite ofrecer toda la información de forma sencilla sin que una persona pueda modificarla con un visor de documentos PDF.
Escribir en un PDF en Adobe Reader
Un lector de PDF sencillo no permitirá modificar un archivo con esta extensión, a no ser que acudamos al software que se considera el rey de dicho formato. Adobe Acrobat Reader es un programa que está pensado no sólo para leer archivos con extensión .PDF sino para poder editarlos y crearlos.
Gracias a la herramienta de Adobe podrás escribir en un PDF sin problema alguno, pudiendo rellenar los huecos en los que tengas que escribir, o complementar la información del documento con tus propios recursos.
Es indispensable contar con el programa Adobe Acrobat Reader DC, que se puede descargar desde la web oficial de Adobe.
Lo primero que tendrás que hacer es abrir un archivo en Adobe Acrobat para poder comenzar con la edición del archivo.
Dirígete a la pestaña Herramientas y pulsa en la opción Editar PDF que se encuentra en la ventana del software.
Si no has iniciado sesión en tu cuenta de Adobe tendrás que hacer log-in. En el caso de que no hayas agregado con anterioridad esta característica tendrás que pulsar en Agregar y hacerte con una suscripción para Adobe Acrobat Pro DC. Si sólo lo utilizarás para editar unos pocos documentos, siempre puedes hacer uso de la prueba gratuita de 14 días que ofrece Adobe en sus herramientas.
Añade o edita el texto de la página que desees. Acrobat se encargará de poner a tu disposición todas las herramientas de edición que puedas llegar a necesitar. También podrás agregar, quitar o modificar imágenes del documento haciendo uso de las selecciones de la lista objetos. Por último tendrás que guardar el documento editado en tu equipo para poder conservar los cambios que has realizado.
Escribir en un PDF en OpenOffice
En el caso de que no quieras hacer uso de herramientas Premium como Adobe Acrobat Pro DC, ya sea porque no son de tu agrado o porque no dispones de ellas, siempre puedes utilizar opciones completamente gratuitas como OpenOffice.
La suite ofimática gratuita, y alternativa a Microsoft Office, ofrece la posibilidad de escribir en PDFs de una forma muy sencilla. En el caso de editar PDFs, se tendrá que utilizar la herramienta OpenOffice Writer que se puede descargar desde en OpenOffice.org.
El primer paso para poder realizar esta tarea es descargar la extensión Sun PDF Import, una funcionalidad que permitirá editar este tipo de archivos pero que no se encuentra por defecto en el software de OpenOffice Writer. Puedes descargar esta extensión en malavida.com.
Añade la extensión a OpenOffice
Para poder comenzar con el proceso será necesario añadir la extensión a la suite ofimática para que esté disponible para su uso.
- Abre OpenOffice Writer.
- Dirígete a la sección Herramientas y accede a Administrador de extensiones.
- Pincha en el botón Añadir.
- Selecciona el archivo descargado de la extensión Sun PDF y presiona en Abrir.
- Acepta el contrato de licencia de la extensión haciendo clic en Aceptar.
Ahora la extensión que permite importar archivos PDF a OpenOffice Writer está instalada y podrás comenzar con el proceso para editar archivos PDF en tu equipo.
Escribe en el documento PDF
Ahora que la extensión está instalada y completamente operativa todo lo que hay que hacer es localizar el archivo PDF en el que se quiere escribir y abrirlo en OpenOffice Writer para añadir o modificar el contenido que se necesite.
- Haz clic en el menú Archivo y pulsa en la opción Abrir.
- Dirígete a la ubicación del archivo PDF que quieres editar, selecciónalo y presiona en Abrir.
- Añade el texto e imágenes que quieras al documento PDF.
- En el caso de que las letras sean muy pequeñas puedes aumentar la escala sin modificar su tamaño final para cuando lo guardes. Para ello dirígete a Ver > Escala y allí podrás aumentar la escala.
- Guarda el documento presionando en el botón PDF que se encuentra debajo de la barra de menús y escoge la carpeta en la que quieres guardar el documento modificado.
Convertir a PDF en Word y viceversa
Con Microsoft Word
Muchas personas parecen no saberlo pero Microsoft Word permite editar documentos PDF de forma nativa. No es nada de lo que sorprenderse teniendo en cuenta que se trata del editor de texto proveniente de la suite ofimática más famosa del mundo.
El proceso que se lleva a cabo no puede ser más sencillo. Todo lo que hay que hacer es convertir el archivo PDF a un editable de Word. De esta forma cualquier persona podrá añadir o quitar elementos al documento sin problema alguno.
¿Cómo se convierte un archivo PDF a un documento de Word editable? Abre Microsoft Word en tu ordenador, dirígete al menú de la aplicación y en Archivo > Abrir > Este PC, escoge el documento sobre el que quieres escribir.
Cuando selecciones un documento PDF y lo abras, el propio software te indicará que el archivo va a convertirse en un documento que puedas editar con la herramienta de texto. El proceso puede llevar algo de tiempo dependiendo del tamaño del documento. Una vez cargado podrás ver cómo todo el texto del documento ahora es editable.
Añade, quita o modifica todo lo que quieras dentro del documento. Incluso podrás firmarlo. Una vez que hayas finalizado tendrás que realizar la conversión de Word a PDF. No es más complicado que el mismo proceso para convertir el documento en editable.
Para convertir un Word a PDF tendrás que dirigirte al menú de Word, pulsando en Archivo y navegando hasta el final de la lista de opciones y pulsar en Exportar. Allí podrás escoger la opción Crear documento PDF/XPS. Dentro de dicha opción habrá un botón con el mismo nombre. Si pulsas en dicho botón se abrirá una ventana para guardar el documento. Todo lo que tienes que hacer es escoger el nombre con el que quieres guardar el PDF, la ubicación en la que se almacenará el archivo y el tipo de formato, escogiendo PDF en lugar de XPS. Cuando hayas escogido donde lo guardarás y cuál será su nombre, presiona el botón Guardar para almacenarlo en el equipo.
Ahora podrás abrir tu archivo PDF con un visor normal y comprobar que todos los cambios que has realizado en el documento se han guardado correctamente. Tu archivo ya está listo para poder ser enviado a quien sea necesario con toda la información que hacía falta añadir para que estuviese completo.
Con herramientas online
¿No dispones de una licencia de Microsoft Office y no puedes utilizar la herramienta de Microsoft Word? No te preocupes, si no dispones de esta suite ofimática aún puedes realizar este proceso de forma sencilla, pero necesitarás un editor de texto para poder añadir todo lo que necesites al documento.
Para poder realizar la conversión de PDF a Word se pueden utilizar herramientas como I LOVE PDF o Small PDF. Estos sitios webs cuentan con una sección en la que puedes cargar el documento a la web y ellos lo transformarán en un archivo completamente editable. De esta forma sólo tendrás que descargar el archivo en formato Word y modificarlo con tu editor de texto.
Cuando hayas descargado el editable, añade la información que hiciese falta con cualquier editor que permita mantener el formato del texto. Una vez finalizado, guárdalo en el mismo formato en el que lo has abierto y dirígete nuevamente a una de las webs que hemos mencionado anteriormente.
Estos sitios web, además de poder convertir archivos PDF a Word, permiten realizar la conversión de Word a PDF de forma completamente gratuita. Por ejemplo, en I LOVE PDF, tendrás que pinchar en “Todas las herramientas PDF” para desplegar el menú de herramientas disponibles y allí escoger “De Word a PDF”. Se abrirá una nueva ventana en la que simplemente tendrás que pulsar el botón “Seleccionar documentos Word”. Escoge el archivo que acabas de guardar para poder realizar la conversión. En un momento el documento se habrá subido a la web y ésta se encargará de realizar la transformación
Cuando la herramienta termine de realizar la conversión entre los formatos podrás ver el archivo PDF listo para ser descargado en tu equipo. Éste archivo tendrá todos los cambios que habías realizado con anterioridad con la diferencia de que ahora una persona no podrá editarlo fácilmente, a no ser que disponga de las herramientas necesarias.